Bạn là doanh nghiệp sản xuất hoặc phối trộn nằm ngoài Liên minh châu Âu (EU) đang có kế hoạch đưa sản phẩm vào thị trường này? Việc tuân thủ Quy định REACH (EC) số 1907/2006 có thể là một thách thức lớn. Theo REACH, doanh nghiệp ngoài EU không thể trực tiếp đăng ký hóa chất với Cục hóa chất châu Âu (ECHA).
Để lưu hành sản phẩm hóa chất tại thị trường EU một cách hợp pháp, doanh nghiệp phải bổ nhiệm một đơn vị có năng lực chuyên môn và có tư cách pháp nhân tại EU làm Đại diện duy nhất – Only Representative (OR).
OR sẽ đảm nhiệm các nghĩa vụ REACH liên quan đến hóa chất do nhà sản xuất/phối trộn ngoài EU cung cấp, giúp đơn giản hóa vai trò pháp lý của nhà nhập khẩu: chuyển họ thành đơn vị sử dụng hạ nguồn (downstream users). Mô hình OR giúp doanh nghiệp ngoài EU giữ quyền kiểm soát đối với đăng ký REACH và các nghĩa vụ tuân thủ khác, đồng thời đơn giản hóa chuỗi cung ứng.
Hiểu rõ vai trò của Only Representative role
Vai trò Đại diện duy nhất – Only Representative được định nghĩa một cách rõ ràng và chính xác tại điều 8 của Quy định REACH. Doanh nghiệp cần nắm vững OR là gì, chức năng của một OR, nhằm lựa chọn đúng đơn vị làm đại diện cho mình tại thị trường EU.
OR:
- Là công ty có tư cách pháp nhân tại EU/EEA
- Đứng tên trên hồ sơ đăng ký REACH thay cho doanh nghiệp sản xuất hoặc phối trộn ngoài EU
- Là đầu mối liên hệ với cơ quan chức năng (ECHA) trong mọi vấn đề liên quan đến REACH
- Là đơn vị có năng lực chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn về OR.
OR không phải:
- Là công ty nhập khẩu,
- Là đại lý vận chuyển (logistics) hay thông quan
- Là đơn vị tư vấn đơn thuần. OR phải có khả năng thực hiện toàn bộ nghĩa vụ REACH thay cho doanh nghiệp sản xuất hoặc phối trộn ngoài EU.
Quy trình bổ nhiệm OR theo REACH
- Xác định nghĩa vụ REACH
- Xác định xem hóa chất (đơn chất, hỗn hợp chất, vật phẩm) có thuộc phạm vi của quy định REACH hay không
- Xác định khối lượng (tấn/năm) nhập khẩu hàng năm (dự kiến) vào thị trường EU
- Lựa chọn OR đủ năng lực
- OR phải là thực thể pháp lý đặt tại EU/EEA.
- Đánh giá năng lực và kinh nghiệm của OR trong các mảng về hóa học, độc học và quy định EU REACH
- Kiểm tra các chứng nhận hoặc tư cách thành viên của OR trong các tổ chức liên quan, như tổ chức Only Representative(ORO), nhằm đánh giá mức độ uy tín
- Cung cấp thông tin về hóa chất cho OR
- Danh sách toàn bộ các hóa chất nhập khẩu vào EU
- Tất cả các dữ liệu liên quan: định danh hóa chất, độ tinh khiết, mục đích sử dụng, khối lượng nhập khẩu dự kiến
- Phiếu an toàn hóa chất (SDS), kết quả phân tích, lịch sử đăng ký REACH (nếu có)
- Hoàn tất hợp đồng dịch vụ OR
- Hợp đồng phải nêu rõ phạm vi của dịch vụ OR, bao gồm nghĩa vụ và trách nhiệm.
- Đánh giá cấu trúc phí OR bao gồm phí thường niên, phí phát sinh từ các bên thứ ba, hoặc phí cập nhật hồ sơ
- Tiến hành đăng ký REACH
- OR sẽ tạo và quản lý tài khoản REACH-IT dưới tên của OR cho từng doanh nghiệp ngoài EU
- OR thực hiện toàn bộ thủ tục đăng ký REACH, bao gồm trao đổi với Hội đồng đồng đăng ký (Consortium) và cơ quan chức năng (ECHA)
- Duy trì sự tuân thủ
- OR quản lý mọi nghĩa vụ REACH sau khi thủ tục đăng ký đã hoàn tất, bao gồm cập nhật hồ sơ, báo cáo khối lượng nhập khẩu hàng năm, và các trao đổi cần thiết với công ty nhập khẩu, Consortium và ECHA.
Những lợi ích nổi bật khi bổ nhiệm
Việc chỉ định OR mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
- Tiếp cận thị trường một cách lâu bền: Khi đã sở hữu đăng ký REACH thông qua OR, nhà sản xuất ngoài EU có thể xuất khẩu sản phẩm đi EU một cách hợp pháp.
- Sự linh hoạt: Mô hình OR mở rộng khả năng tiếp cận tới toàn bộ thị trường EU. Thay vì phụ thuộc vào một vài khách hàng đã đăng ký REACH, việc sở hữu đăng ký REACH thông qua OR cho phép doanh nghiệp ngoài EU chủ động và dễ dàng giao thương với bất kỳ đối tác EU nào. Điều này đồng nghĩa với khả năng gia tăng về số lượng khách hàng, lượt giao dịch và từ đó gia tăng lợi nhuận
- Dịch vụ trọn gói: Tất cả các nghĩa vụ REACH được đảm nhiệm bởi OR. Mô hình này tạo điều kiện cho doanh nghiệp yên tâm tập trung vào hoạt động sản xuất và bán hàng
- Bảo mật thông tin: Đăng ký REACH thông qua OR giúp hạn chế việc phải cung cấp thông tin bảo mật cho đối tác
- Lợi thế chiến lược: Doanh nghiệp EU thường ưu tiên nhập hàng từ nhà cung cấp có OR, vì mô hình này giảm đáng kể gánh nặng tuân thủ REACH lên đơn vị nhập khẩu
Bằng cách chỉ định một OR đáng tin cậy, doanh nghiệp có thể an tâm về vấn đề tuân thủ REACH, gỡ bỏ các áp lực về hành chính và từ đó tập trung mở rộng hoạt động thương mại tại thị trường châu Âu.
Chementors đã hoạt động nhiều năm với vai trò Only Representative. Hãy để chúng tôi đảm nhiệm mọi vấn đề liên quan đến REACH.
Câu hỏi thường gặp
- Điểm khác nhau giữa OR và doanh nghiệp nhập khẩu?
Đại diện duy nhất (OR) theo REACH là một pháp nhân đặt tại EU, được chỉ định bởi doanh nghiệp sản xuất hoặc phối trộn ngoài EU. Vai trò chính của OR là đảm nhận việc đăng ký hóa chất được đưa vào thị trường EU, tiếp nhận các nghĩa vụ tuân thủ REACH mà công ty nhập khẩu phải thực hiện.
Trong khi đó, công ty nhập khẩu là bất kỳ công ty nào đặt tại EU, trực tiếp đưa đơn chất, hỗn hợp chất hoặc vật phẩm chứa hóa chất từ ngoài vào thị trường châu Âu. Khi nhà sản xuất hoặc phối trộn ngoài EU chỉ định OR, vai trò pháp lý theo quy định REACH của công ty nhập khẩu được đơn giản hóa, từ đơn vị đăng ký REACH (registrant) trở thành đơn vị sử dụng hạ nguồn (downstream user). Điều này giúp giảm bớt các nghĩa vụ REACH mà bên nhập khẩu phải thực hiện.
- Một công ty sản xuất hoặc phối trộn ngoài EU có thể có nhiều OR hay không?
Doanh nghiệp ngoài EU phải bổ nhiệm một OR duy nhất cho mỗi hóa chất họ cần đăng ký. Tuy nhiên, một OR có thể đại diện cho nhiều chất khác nhau của doanh nghiệp. Điều này giúp tập trung tất cả vấn đề đăng ký REACH vào một pháp nhân đại diện duy nhất, cho phép doanh nghiệp kiểm soát hoạt động tuân thủ REACH một cách hiệu quả và chặt chẽ hơn.
- Điều gì xảy ra nếu bán hàng vào EU mà không có OR?
Nếu không có đăng ký REACH (thông qua doanh nghiệp nhập khẩu hoặc OR), sản phẩm không hợp pháp để lưu hành tại EU. Cơ quan chức năng có quyền yêu cầu rút sản phẩm khỏi thị trường, và áp dụng các hình thức phạt khác nhau lên đơn vị nhập khẩu. Việc không tuân thủ có thể gây tổn hại đến uy tín của doanh nghiệp và dẫn đến việc mất hoàn toàn khả năng tiếp cận thị trường.
